双十一刚刚过去，各项交易记录不断刷新，公司的好业绩离不开好的市场运营，但是，市场部的同志们加班熬夜找资料加脑风暴之后发错版本了，就吃力不讨好了！今年双十一，从海尔的“把妈妈拖得更干净”到小米的“低配高价”再到更早之前的百度集团总裁兼COO放出了一张错误百出的PPT.......文档管理这件事情，大家真的都需要长点心~
吃瓜群众在网上各种调侃各种欢乐时，有的公司默默换上了新广告，有的公关出来辟谣：我们放错PPT了！作为一个粗心的市场运营，我是相信的！毕竟很多文案、策划、设计都知道：正常情况下，最终版确认之前，都是有n个修改版的。
但是出现这种对外宣传的重大事故，还是说明在文档管理这件事情上需要长点心，不管对外宣传图片还是演讲用PPT，既然是未完善版本，就应该封锁住所有流出的可能性。说起来容易做起来难？可以试试使用泛微eteams办公云平台来协同办公，管理文档！我们一般是这样做来管理文档减少人为失误的！
一、有序录入
首先，我们确定管理思路是：分门别类！所谓“分门”就是在「知识文档」中分“部门”归档所有需要文件。例如：建立《市场运营部》、《销售服务部》、《客户售后部》等部门文件夹，将需要自己部门需要资料“分门收录”，并灵活设置是否可见、是否可新建、是否可下载等等不同权限。
所谓“别类”就是在「知识文档」中按照文档使用功效、文档性质、文档内容等等因素分类创建文件夹，“别类收录”。例如：建立《客户需求及反馈》、《标准化工具》、《公司规章与重要通知》等等存放公司所有部门可以利用的资料，并灵活设置权限。
另外，所有文档都可以通过“操作日志”查看操作情况，如果最终确认版意外出现问题，可以通过“操作日志”找到问题所在，明确权责，避免不必要的扯皮！
二、版本管理
其次，还要做好每个文档的版本管理！哪个宣传资料没有经过千锤百炼，历史版本辣么多，你不能指望同事还是领导像你一样知道的清楚，稍不留意，同事可能就发出了有bug的宣传图片！
我们是将需要制作的图片在相关项目中建立任务，分版本上传，例如：设计在「2017年双十一活动」项目中建立「11.08预热宣传图片」任务，然后上传制作好的图片，将所有参与同事例如：策划、文案等同事设置为参与人。
上级和同事看到图片后发现问题在「评价」中沟通，设计就可以根据沟通结果上传不同版本。常见文科点的传初版、成型板、最终版、最最最终版、真的是最终版；理科点的v1.0版、v2.0版、v3.0版、v4.0版.......vn.0版
另外，不同的版本肯定有许多原材料，每次上传版本时可以同时上传原材料；这样每个阶段的讨论过程到成型稿件，及所有相关资料就自动汇总在一起！
三、查找方便
再次，文档查找要准确且便利！不管是同事还是领导，每天也有很多任务，尤其是大型活动时，让同事和领导去找，不仅仅是麻烦还很容易使用错误版本!所以我们要做的是，将最终版交接给同事或者领导，并通过权限设置杜绝历史版本流出的可能。
例如：设计完成「11.08预热宣传图片」任务并确认好后，直接将图片上传到新媒体运营的「双十一全渠道推广」任务中；新媒体运营只能看到最终确认版，没有权限查看设计任务，避免历史版本流出。同时，所有需要资料汇总在自己的任务中，不用跨部门沟通一个或者几个设计，沟通索要宣传资料。打开自己的任务，按照自己的宣传计划可以直接使用最终版本。
另外，除了上诉在活动运营中的查找使用，在日常工作中，当我们需要查找历史文档时，由于泛微eteams会自动记录沉淀所有文档，所以，我们可以：
通过“全文检索”搜索权限内所有相关文档；
通过导航列表精准搜索需要文档；
通过任务、客户、项目等直接查看相关联的所有文档
这样，不但解决了公司文件比较分散，不好统一管理；历史版本和讨论过程难保留等文档管理问题，方便资料查找之外，还在一定程度上保证了对外宣传物料的准确性。同时，因为文档在项目中也起到规范行为、沟通信息、记录活动、传达意图等作用。因此，不仅仅是运营部的小伙伴，需要做文档管理的项目负责人也可以参考看看。
