对某些企业而言，“活动营销”是最重要的销售环节，一个企业可以不做广告，但决不能不做活动，“活动营销”几乎是吸引人气、积累客户的不二之选。
但是，活动虽易，组织不易。
你办活动时遇到过这样的问题吗？
前期沟通不到位，活动前一天才发现需要的物资还没有采办；
任务分配不明确，每个人都在收拾别人的烂摊子；
客户邀约出纰漏，搞不清当天到底来了多少潜在客户；
现场服务体验差，客户想咨询但却不知道该找谁
……
上述种种问题，都是因为活动中的“协同”与“沟通”没有到位。
那么该如何做好“协同”与“沟通”环节呢？
eteams给你答案。
通常，我们会将一场活动分为【策划阶段】、【筹备阶段】、【活动现场】、【活动总结】几个阶段，特别适合使用eteams的目标模块进行调配。
以eteams的CIO俱乐部沙龙活动为例，首先创建新目标，命名为CIO俱乐部沙龙。将任务详情填写完成，同时添加相关人员，并规定目标的时间截点。为了方便日后查找，还可设置相应标签。
【策划阶段】
1.确定活动主题；
2.撰写活动方案。
在策划阶段，一般由负责人牵头，开会讨论活动主题和活动大致方向。
紧接着进行活动策划，并确定策划方案。
【筹备阶段】
这是活动成功与否最关键的阶段。所以在这个阶段人员的沟通与协作，显得尤为重要。
1.任务分配
负责人王朗将任务细分为物料准备、客户邀约、其他准备几项，并分配给相应的参与人。目标一旦创建，大家都会收到提醒。
重点项目，如客户邀约，还可以标记紧急程度。
这样的目标细分，让每个人都知道自己该干什么，什么工作是最紧要的，该在什么时间点之前完成。分工明确、一目了然。
参与人在接收到任务后，可对任务细分，也可@小伙伴来一起参与协作。这样大大减轻了沟通成本，提升了协作效率。
如物料准备中，袁辉将任务细分为背景板、易拉宝、邀请函、PPT、主持稿、嘉宾发言这些分任务，并分配给相应的文案人员、设计人员去完成。
2.协作沟通
任务完成后可将成果通过附件上传。而相关负责人和参与人也可在任务下发表评论、提出修改意见。这样省去了开会讨论的时间，并且可以在成果上传后第一时间集中收到大家的反馈。
3.客户邀约
除了可进行任务分配和任务反馈，eteams的目标模块还可以进行客户邀约管理。
销售可将邀约成功的客户信息上传到客户模块中，方便帮助客户预定票务和安排住宿。客户名单被统一管理后，也方便销售后期进一步跟进。
4.进程把控
使用eteams后，目标的进展情况，也会直观反应在任务进度条中。什么时间过去一半了，任务才完成33%，那可得抓紧了。
【活动现场】
活动现场是活动营销见真章的环节了。在这个环节，最为重要的就是工作人员的安排。以往进行工作安排，可能是邮件通知+微信告知的方式。这样导致的结果是邮件太多，被漏看；微信太多，被忽略！结果到了现场，每个人都很忙，却都不是在自己该有的岗位上忙。
这个时候，其实只要在eteams中上传一张沙龙岗位安排表，@一下小伙伴就可轻松搞定。
每个小伙伴会在第一时间收到通知。而查阅与否也一目了然。
于是乎，每个小伙伴看了这张表之后，就立刻知道自己在活动当天的位置，做好客户服务工作。
【活动总结】
活动成功举办后，通常公司还会做一些总结性的工作。
如现场照片归档、客户评价收集、活动总结分享。
以前，可能需要一个移动硬盘或者网盘去保存这些珍贵的资料。但是现在，您可以选择一种更高端的方式，把照片、评价、文档，通通上传到eteams文档库中，方便全公司的人员下载和使用。
【后期收尾】
活动圆满结束了，但是活动中的产生的采购费用、交通费用、出差流程等等需要审批。这个时候就可以在eteams目标下新建流程。这样，方便所有人的流程统一管理和查看。
这样，一场原本纷繁复杂的CIO俱乐部沙龙活动，就轻松搞定了。无论是任务分配还是客户邀约，都可以井然有序地进行，而活动中的文档、照片、PPT也可一键上传、永久保存，甚至跟活动相关的流程都可以随时提交，及时审批。
怎么样，在eteams下进行项目管理是不是前所未有的轻松愉快呢？
