一、功能背景
支持将电子用印所需数据字段,与工作流、公文等应用表单所需填写字段,在电子用印集成配置中进行映射关系对应。
签章人员完成一次配置后,普通用户即可通过在工作流/公文应用、发起对应数据(例如审批流程)的方式,签署文件。
以集成工作流应用为例,签章人员在收到工作流程后,即可在工作流表单中进行文件的电子用印签署,完成签署审批、用印、归档的全路径闭环,高效可控。
二、功能目录
应用场景:适用于签署业务并不复杂、希望简单配置即可满足在指定工作流节点进行签署的基本需求的情况。
STEP1:在电子签-设置-电子用印页面点击【新建】按钮
【工作流路径】:选择需要集成简易版adobesign用印的流程
【服务商】:选择Adobe Acrobat Sign
【绑定服务】:选择绑定服务中已经集成的adoebsign服务
【工作流对接模式】:选择简易版
注:一条工作流路径仅可设置一次,不可重复配置
STEP2:仅需添加需签署的流程节点,设置签署文件对应的字段,选择签章基础信息的映射字段即可。具体说明如下:
【添加流程节点】:可选择当前已选工作流的节点,选择某个节点后,则意味着在这个工作流节点将对文件进行电子用印
【附件字段】:签署文件即将在工作流表中的哪个字段上传,此处选择此字段即可。可选择范围为工作流表单中所有为附件类型的表单组件。
【签署方姓名】:需对应至工作流表单中,发起人会准确填写签署方个人姓名的字段
【签署方邮箱】:发起签署时,系统将自动向此邮箱发送签署提醒邮件,提醒签署方点击链接及时签署,故需对应至工作流表单中,发起人会准确填写可用邮箱的字段。
(即使签署方暂无Adobe Sign账号也没关系,邮件中点击查看文件时,可直接签署)
应用场景:适用于签署业务较为复杂,希望对签署流程、签署方、签署文件操作进行更多灵活配置的情况。
3.2.1.1基本信息
【工作流路径】:选择需要集成专业版adobesign用印的流程
【服务商】:选择Adobe Acrobat Sign
【绑定服务】:选择绑定服务中已经集成的adoebsign服务
【工作流对接模式】:选择专业版
3.2.1.2文件信息
1、文件主题:(必填)此设置项代表将流程表单中的字段跟契约锁合同的合同名之间建立联系
2、签署文件:(必填)本地文件中设置表单为附件或者关联文档类型的字段,发起签署时支持将本地上传的文件或者选择系统中的文件作为签署文件;
文件模板可以设置表单为关联浏览-电子签-adobeSign模板类型的字段,发起签署时支持选择adobesign中维护好的文件模板作为签署文件
3、文件操作按钮显示字段:(选填)用来展示电子用印的按钮所在的表单字段
4、签署截止日期:(选填)用来设置合同的签署截止日期
3.2.1.3签署流程
【创建文件节点/出口】:选择工作流中需要创建签署文件的节点或出口。只有在创建并发起文件后,文件方可被签署。默认在点击签署按钮、或指定签署位置时创建文件。如设置了此项,则按设置的时间点创建
【文件创建后保存为草稿】:当文件需要先创建,创建后需要后续各个流程节点的领导进行工作流,工作流通过后再正式发起文件,即进入文件的签署时,可开启此功能实现。开启后,系统将在配置的创建节点后自动创建文件,但文件会被保存为草稿状态。同时需配置文件的发起节点。工作流转至配置的发起节点后,系统将把草稿文件自动发起签署,届时,文件方可进入可签署状态。
【发起文件节点/出口】:开启文件创建后保存为草稿的功能后,必须设置发起文件节点,此节点必须晚于创建节点。文件只有被创建、发起后,方可被签署。
【可指定位置+填参的流程节点】:配置后,该流程节点的所有操作人都可看到【指定签署位置并填参】的按钮,可进行签署位置指定和文件填参
【个人-姓名】:需要参与签署的个人姓名。
【个人-邮箱】:需要参与签署的个人邮箱,需为Adobe Sign注册账号的邮箱,如尚无Adobe Sign账号,邮箱将收到激活提醒,点击链接注册激活后方可签署。
【签署流程节点】:可以进行签署的流程节点
【签署校验】:开启后,系统会校验当前签署节点中,当前用户是否完成签署,如完成,方可通过校验。
注:当只有一个个人进行签署时,【签署顺序】设置无序签署即可,如果存在多个个人签署方进行签署,根据需要设置【签署顺序】为无序签署还是顺序签署
如果【签署顺序】设置为顺序签署,个人签署方设置中根据【签署顺序】为自定义顺序/选择表单字段来控制其签署顺序
自定义顺序一般填写数字:比方说填写1,代表该签署方是第1个签署的,如果两个签署方填写的数字相同,那么这两个签署方之间将是无序的
3.2.2.1高级配置
1、文件签署设置
原文件更改后重新创建文件:如果勾选了文件变更或者文件模板变更重新创建合同,当合同文件或者合同模板发生变更,会撤回或者作废原来的合同,重新创建新合同进行签署
隐藏签署文件按钮节点:比方说用户不打算通过OA流程签署,直接通过邮件或者adobeisign系统进行签署,那么该节点可能就不需要显示签署文件按钮了,此时可以设置该设置项,在设置的流程节点不展示签署文件按钮
2、文件查看可查看文件的流程节点:用来设置查看文件的流程节点,设置的流程节点会显示查看文件按钮,点击按钮可以跳转adobesign合同文件页面
3、文件下载
可下载文件的流程节点:用来设置下载文件的流程节点,设置的流程节点会显示下载文件按钮,点击按钮可以下载签署文件
文件下载至表单字段:如果不设置,点击下载文件按钮,会将签署文件下载到本地,如果设置了接收签署文件的表单字段,点击下载文件按钮时,可以选择是将签署文件下载到表单字段还是本地
文件命名规则:当签署文件下载到表单字段时,可以设置下载下来的签署文件名称如何命名
文件下载目录:当签署文件下载到表单字段时,用来控制签署文件存放的位置
下载文件创建人:当签署文件下载到表单字段时,用来控制该文件的创建人
文件完成后才显示下载文件按钮:设置项关闭时,在设置了可下载文件的流程节点就会展示下载文件按钮
设置项开启时,在设置可下载文件的流程节点,如果文件不是已完成状态,就不会展示下载文件按钮,只有当文件签署完成后,才会展示下载文件按钮
4、回调配置
可以配置esb回调动作流,比方说通过契约锁回调事件,触发执行动作流执行组件(提交流程、退回流程等)
5、文件抄送
抄送人姓名:可选择表单字段中,需要被抄送签署文件的人员姓名字段
抄送人联系方式:可选择表单字段中,需要被抄送签署文件的人员联系方式字段,系统将向填写的联系方式发送邮件,抄送提醒。
6、信息提示
签章节点已签署流程提示信息:签章节点打开流程表单,如果已经签署完成,会弹出已签署的提示
签章节点未签署流程提示信息:签章节点打开流程表单,如果还未签署,会弹出待签署的提示
3.2.2.2其他
可以自定义电子签按钮的名称
3.2.2.3文件附加操作
可以在节点前、节点后、出口上设置对应的文件附加操作,例如在签署节点校验当前用户是否已签署等
adobesign电子用印使用过程
1、adobesign发起签署报错:Acrobat sign is not available in your location
说明:adobesign目前不支持大陆地区开放,如果需要使用adobesign发起签署的客户,请将OA服务器部署在海外