京桥通采购E10版本中结算管理主要作用是汇集采购全模块需要结算的单据,进行对账、关联发票直到付款的过程。
l 【结算池】承接采购所有模块需要结算的单据,并能在结算池中查看此单据的结算情况,包括结算状态、实际结算含税金额、对账状态、对账金额、关联发票状态、关联发票金额、付款状态、付款金额等明细数据;
l 【对账管理】包含对账中和已对账的对账单据,支持对已对账的单据发起关联发票和付款;
l 【关联发票】包含关联中和已关联的关联发票单据,支持对已关联发票的单据发起付款;
l 【付款管理】包含付款中和已付款的付款单,支持对已付款未关联发票的单据发起关联发票。
本结算模块支持对账-开票-付款的常规业务场景,也支持先付款后开票的特殊情况,共有下图中的4类业务流程,具体使用那一类通过用户处理单据时选择的操作功能决定。
比如:
l 生产性物料,多批次订单,每月固定对账一次,对账确认后,供应商开具发票,然后采购方进行付款。此种情况下,待处理结算数据,先选择【对账】,对账单审批通过后选择【关联发票】,关联发票单审批通过后选择【付款】。
l 服务性合同,按阶段付款,因为单据少,可能直接跳过对账,直接关联发票,然后付款。此种情况下,待处理结算数据,先选择【关联发票】,关联发票单审批通过后选择【付款】。
l 某个合同的预付款,不需要对账,需要先付款,后边再开票。此种情况下,待处理结算数据,先选择【付款】,付款单审批通过后选择【关联发票】。
结算管理作为采购长业务流的末尾环节,只有上游环节向结算池抛入数据,或上游环节撤回、终止待结算单据,目前不支持结算池动作影响其他外部模块数据。
正向:
l 审批通过的收货单、退货单、扣款单、验收单、预付阶段的行数据进入结算池,形成结算池的待处理数据。
逆向:
l 上游单据撤回:结算池中此数据完全未处理,上游单据撤回成功,结算池中此单据删除(不显示在结算池中);
l 上游单据终止:结算池中此数据未完全处理,上游单据终止成功,结算池中此数据未处理金额终止,成为此结算数据的“终止含税金额”,此部分金额不再结算;
结算管理以抛入结算池的单据为准,此单据明细行作为结算的标识,不管对账、开票或付款都是在此数据上进行标记(此逻辑是后续所有结算数据执行的基准)。待结算数据支持直接对账、直接关联发票或直接付款,待结算数据可不进行对账,但是需要进行关联发票和付款环节,系统支持先关联发票后付款,或先付款后关联发票,关联发票和付款环节都支持调整结算数据。
结算池页面分为“待处理”、“全部”,默认选中“待处理”。
“全部”:展示所有需要进行结算的单据,目前展示收货单、退货单、扣款单、首付款阶段、验收单的明细行。
“待处理”:所有需要进行结算且还未初步结算完成的数据,即进入结算池但初步结算,比如对账、关联发票、付款,第一次操作,未将单据金额完全操作完成的单据;包括完全未结算数据和部分未结算数据,当待结算数据,有结算执行动作时,回写此动作(待结算中展示完全未结算和部分结算的数据,只有部分结算的数据才会显示之前的结算动作)。
【待处理含税金额】待结算数据,还未初次处理的含税金额。
【调整含税金额】对账时,支持调整对账不含税单价,调整对账不含税单价的差额*数量为调整含税金额。
【实际结算含税金额】原含税金额-调整含税金额=实际结算含税金额。
【终止含税金额】上游单据终止时,待处理的含税金额。
单据某行需要处理的数据,比如收货单某行,实际需要结算的数据为100,则默认对账的数据为100(可无对账环节),完全关联发票的数据为100,完全付款的数据为100,此情况下,此收货单的此行才算结算完成。
对账、关联发票、付款及结算状态的关系如下:
(1)待处理
目前标准支持审批通过的收货单、退货单、扣款单、验收单、合同预付阶段进入结算池,结算统一按照抛入单据的明细行维度的金额进行操作执行。标准产品中单据进入结算池有执行动作,支持配置项目其他单据进入结算池(后台调整)。
待结算数据,若对账则只支持一次对账,支持多批次开票和付款。结算池中待处理的数据,一行数据只支持一种操作方式(对账、关联发票或付款),比如待处理100,先关联发票50,则剩余的50也只能用关联发票进行处理。
l 对账:完全未处理的“待处理”的数据有【对账】功能;勾选“待处理”数据,点击【对账】进入对账单数据;对账只支持一次性对账,不支持分批对账;“对账单”提交后,此行数据从“待处理”中消失,对账状态从“--”更新为“进行中”,审批通过后,对账状态更新为“已完成”;
l 关联发票:完全未处理或“操作类型”为关联发票的“待处理”数据支持【关联发票】功能,发起提交后,若此行无待处理数据,则此行数据从”待处理“列表消失,关联发票状态从“--”更新为“进行中”,提交的金额数据累加在此行的”关联中“金额;若提交后,此行数据还有待处理数据,则此行依旧显示在“待处理”tab下,且显示“操作类型”为“关联发票”;
l 付款:完全未处理或“操作类型”为付款的“待处理”支持【付款】功能,发起提交后,若此行无待处理数据,此行数据从“待处理”列消失,显示在“可付款”页面,付款状态从“--”更新为“进行中”,提交的金额数据累加在此行的“付款中”金额,若提交后,此行数据还有待处理数据,则此行依旧显示在“待处理”tab下,且显示“操作类型”为“付款”;
(2)全部
“全部”中以行维度展示所有需要结算的单据,且展示此行结算的状态,对账、关联发票、付款的状态和具体数据;
无对账环节则默认对账阶段已完成,只有对账、关联发票、付款都完成的情况下结算状态为“已完成”;对账、关联发票、付款都未有单据的情况下,结算状态为“未开始”;其他情况下结算状态都是“进行;
结算调整含税金额:“待处理”的单据,进行处理时,填写的调整单价数据(后续阶段不允许调整),计算出的原本含税结算数据与实际结算数据之间的差额;只有对账时可以调整金额(通过调整含税单价实现);
实际结算含税金额=结算含税金额-结算调整含税金额;
(3)结算详情
结算池中的数据打开详情,可以查看此数据相关的对账、关联发票、付款数据,当有对应数据时才会显示对应的tab。
结算池中完全未处理数据支持发起对账,对账支持采购或供应商发起,发起后对方确认,形成“已生效”对账单,“已生效”对账单支持【关联发票】或【付款】,完全未处理的“已生效”对账单支持撤销,撤销成功后,数据回滚到结算池“待处理”数据中。
【协同方式】值为“线上协同”、“不协同”,默认值为“线上协同”。当值为“线上协同”时,默认对账单需要供应商审批确认,当值为“不协同”时,默认对账单跳过供应商确认节点。
【对账不含税单价】结算数据有原本不含税单价值,支持对结算单价进行调整,用“对账不含税单价”作为结算对账的单价。
待结算数据只支持一次性对账,不支持分批对账,相同供应商的待对账数据支持合并发起对账。审批通过后的对账单支持发起【关联发票】或【付款】。
勾选结算池中“操作类型”为空的“待处理”数据,支持发起【对账】,点击【对账】,进入对账页面:
l 默认按照金额进行对账,且一行单据对账一次,不支持拆分对账;
l 标准出去默认含税对账单价可调整,调整后按照“对账不含税单价”进行对账结算;
l 支持采供双方发起,默认对方确认;
对账列表分为“对账中”、“已对账”和“全部”。
l 对账中:已发起对账流程,未审批通过的对账单;
l 已对账:审批通过的对账单;
l 全部:所有的对账单。
支持对“已对账”且待处理金额大于0的对账单分批发起【关联发票】或【付款】,操作后,系统记录此对账单的“操作类型”,后续此对账单只能按照此“操作类型”操作完成。
支持对已审批通过(已生效)且无后续操作的对账单发起【撤销】,撤销后,此对账单状态由“已生效”更新为“已撤销”,此对账单对应的行数据回退到结算池的“待处理”中。
未完全关联发票的结算数据,支持采购方或供应商发起关联发票,发起后对方确认,形成“已生效”关联发票单,“已生效”未付款的关联发票单支持【付款】,完全未处理的“已生效”关联发票单支持撤销,撤销成功后,数据回滚到来源数据中。
【协同方式】值为“线上协同”、“不协同”,默认值为“线上协同”。当值为“线上协同”时,默认关联发票单需要供应商审批确认,当值为“不协同”时,默认关联发票单跳过供应商确认节点。
【发票】发票浏览按钮,选择“可报销”发票,提交时校验选择的发票销售方必须与供应商名称一致。
【关联发票调整金额】待发票发票填写关联发票数据后,然后实际关联发票时,因各种原因关联发票数据与待关联数据不匹配,则可以用“关联发票调整金额”进行调整。比如待处理数据本次关联发票含税金额为100元,实际关联发票金额只有99.99,差0.01,此种情况下,就用“关联发票调整金额”补充差额-0.01。“关联发票调整金额”+“关联发票调整金额”=“实际关联发票含税金额”。
【本次关联发票含税金额-结算明细】-待关联发票数据本次需要关联发票的含税金额,比如待关联发票是100,本次先关联30,剩余70下次再关联发票。
【本次关联金额-发票明细】-选择发票后,本次单据关联核销此发票的金额数据。
待关联发票数据支持多批次关联发票,相同供应商的待关联发票支持合并发起关联发票。审批通过且未付款的关联发票单支持【付款】。
“关联发票”入口:
l 结算池中“操作类型”为空的“待处理”数据,支持发起【关联发票】;
l 结算池中“操作类型”为“关联发票”的“待处理”数据,支持发起【关联发票】;
l 已对账中“操作类型”为空且待处理金额大于0的数据,支持发起【关联发票】;
l 已对账中“操作类型”为“关联发票”且待处理金额大于0的数据,支持发起【关联发票】;
l 已付款中“操作类型”为空且待处理金额大于0的数据,支持发起【关联发票】;
l 已付款中“操作类型”为“关联发票”且待处理金额大于0的数据,支持发起【关联发票】。
支持对未关联发票的数据, 分批发起多次关联发票,直到待关联金额为0,支持“关联发票调整金额”达到实际发票与系统关联发票金额不一致的目的,比如关联发票金额为100元,但是实际开票因为各种原因只有99.99元,此时可使用“关联发票调整金额”来补充0.01元的差额。
关联发票列表分为“关联中”、“已关联”和“全部”。
l 关联中:已发起关联发票流程,未审批通过的关联发票单;
l 已关联:审批通过的关联发票单;
l 全部:所有的关联发票单。
支持对“已关联”且待处理金额大于0的关联发票单分批发起【付款】。
支持对已审批通过(已生效)且无后续操作的关联发票单发起【撤销】,撤销后,此关联发票单状态由“已生效”更新为“已撤销”,此关联发票单对应的行数据回退到来源单据的“待处理”中。
未完全付款的结算数据,支持采购方或供应商发起付款申请,发起后对方确认,形成“已生效”付款单,“已生效”未关联发票的付款单支持【关联发票】。完全未处理的“已生效”付款单支持撤销,撤销成功后,数据回滚到来源数据中。
【协同方式】值为“线上协同”、“不协同”,默认值为“线上协同”。当值为“线上协同”时,默认付款单需要供应商审批确认,当值为“不协同”时,默认付款单跳过供应商确认节点。
【付款调整含税额】因各种原因需要对系统付款金额进行调整时使用此字段。比如,系统中原本需要付款100,但是因各种原因实际不需要付款,则需要付款调整含税额为-100。本次付款含税金额+付款调整含税额=实际付款含税金额。
待付款数据支持多批次付款,相同供应商的待付款数据支持合并发起付款。审批通过且未关联发票的付款单支持【付款】。
“付款”入口:
l 结算池中“操作类型”为空的“待处理”数据,支持发起【付款】;
l 结算池中“操作类型”为“付款”的“待处理”数据,支持发起【付款】;
l 已对账中“操作类型”为空且待处理金额大于0的数据,支持发起【付款】;
l 已对账中“操作类型”为“付款”且待处理金额大于0的数据,支持发起【付款】;
l 已关联发票中待处理金额大于0的数据,支持发起【付款】。
支持对未付款的数据, 分批发起多次付款,直到待付款金额为0,支持“付款调整金额”达到实际付款与系统需要付款金额不一致的目的,比如待付款金额为100元,但是实际因为各种原因只需要付款90.00元,此时可使用“付款调整金额”来补充10.00元的差额。
付款单列表分为“付款中”、“已付款”和“全部”。
l 付款中:已发起付款流程,未审批通过的付款单;
l 已付款:审批通过的付款单;
l 全部:所有的付款单。
支持对“已付款”且待处理金额大于0的付款单分批发起【关联发票】。
支持对已审批通过(已生效)且无后续操作的关联发票单发起【撤销】,撤销后,此关联发票单状态由“已生效”更新为“已撤销”,此关联发票单对应的行数据回退到来源单据的“待处理”中。
供应商页面功能与采购方一致,只显示此供应商相关数据,结算逻辑同采购方一致。