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专属客服分配设置

作者:eteams2024-08-27 15:07

   概述

客服管理员可在后台设置为客户分配专属客服、以及为联系人分配专属客服的规则。

本文将详细描述为客户分配专属客服的功能,为联系人分配规则类同。

(注:本功能中所述的管理员为:客服超级管理员。)


   建议使用步骤

设置专属客服分配规则——新建客户时系统自动分配——个别客户在CRM客户管理中进行手动分配——管理员/客服本人确认同意分配(非必须)——查看分配记录


   功能目录

  1. 管理员手动分配

  2. 自动分配

  3. 业务申请分配

  4. 建议分配规则

  5. 分配记录




   具体功能介绍

1.管理员手动分配

在客服管理-设置-客户信息管理设置-专属客服分配设置中,启用【管理员手动分配】。

启用后,客服超级管理员可在客户信息管理-客户管理-CRM客户列表中,手动分配客服,且分配后立即生效。管理员分配具体前台使用操作点击此处可见。


1-1 客服二次确认

启用后,管理员手动分配客服后、还需要客服在【专属客服确认管理】中、本人确认同意,同意后分配立即生效。客服同意具体前台使用操作点击此处可见。



2.自动分配

在客服管理-设置-客户信息管理设置-专属客服分配设置中,启用【自动分配】功能,并为其配置自动分配规则。

点击加号新建规则,或可直接设置默认规则。

规则设置说明:

① 规则名称:用于辨识不同的子规则,建议以规则特性命名,例如“已成功客户分配规则”

② 描述:用于在不同的管理员之间,查看说明此规则,建议简要描述当前规则的逻辑。

③ 启用:设置当前子规则的启用/禁用。如想临时暂停此规则,禁用即可,不影响其他子规则的分配执行。

④ 适用条件:点击后,弹出如下条件设置器,可在其中设置条件等式。其中,可选择到CRM客户的系统字段进行条件设置。设置后,只有满足此条件的客户,才会根据这条分配规则进行分配。

   例如:设置北京地区的客户才遵循此规则进行分配,则在下方选择【地区】字段,等于输入值北京,保存启用即可。

⑤ 适用时间:点击后,弹出如下时间设置弹窗,可设置按星期、时段和指定日期进行执行分配的时间。

星期:可用此设置,实现仅工作日分配、或仅双休日分配。默认工作日,即周一至周五启用,可编辑修改。

时段:可用此设置,实现仅上班时间进行分配,默认上班时间为8点,下班时间为18点,可编辑修改。

指定日期:可用此设置,实现仅指定日期时间段、或指定节假日期间进行分配。

⑥ 按比例分配:启用后,可支持对所有参与分配人员设置分配比例。

如下述弹窗:其中设置的比例数字无设置要求,例如为两个参与分配人员设置比例为1:1,即比例均输入1即可,分配效果为每人分配50%的客户。

⑦ 分配顺序规则详解:

-以【当日】分配事务数量少的人员优先分配:即系统会查询时间范围内,被自动分配次数最少的人员、将当前客户分配给ta。【当日】为时间范围,还可切换设置为当周/当月/当季/当年。

-以【当日】处理中事务数量少的人员优先分配:即系统会查询时间范围内,每个客服的专属服务客户数,将当前客户分配给负责数量最少的。

 与分配事务数量少规则的区别在于,一个是仅查询被分配的次数,不查询当前是否还继续负责、或是否已经结束服务;一个是只查询当前还在负责的客户数量,不查询是否是自动分配、或被分配了几次。

-轮流分配:按参与分配人员的默认顺序,轮流分配。


2-1 客服二次确认

启用后,自动分配后、还需要客服在【专属客服确认管理】中、本人确认同意,同意后分配立即生效。

本人尚未同意时、或点击拒绝后,此客户的专属客服不发送变更。客服同意具体前台使用操作点击此处可见。


3.业务申请分配

在客服管理-设置-客户信息管理设置-专属客服分配设置中,启用【业务申请分配】功能,建议一并启用下方的管理员审批,或客服人员二次确认。

主要用于客服分配制度相对比较宽松、允许由业务人员(例如销售人员)来指定哪位客服服务客户的情况。

由于仅启用【业务申请分配】后,业务即可在有权查看的客户上进行客服分配,分配后立即生效、客服需立即开始对客户提供专属服务,对客服管理可能造成一定难度。

故建议与下方【客服管理员审批】或【客服二次确认】组合启用使用。

例如:

同时启用【业务申请分配】、以及下方的【客服管理员审批】,则业务人员可在有权查看的客户上申请客服,管理员即会收到申请数据,通过后分配生效,不通过则分配失败。

同时启用【业务申请分配】、以及下方的【客服二次确认】,则业务人员可在有权查看的客户上申请客服,客服人员会立即收到确认数据,确认同意后成为专属客服,拒绝则分配失败。

同时启用【业务申请分配】、以及下方的【客服管理员审批】和【客服二次确认】,则业务人员可在有权查看的客户上申请客服,管理员即会先收到申请数据。如管理员通过,则客服会再次收到确认数据,管理员和客服均同意、分配才会生效。




4.建议分配规则

通常建议同时启用【管理员手动分配】、以及【自动分配】规则,并根据您的业务需求、设置对应的自动分配规则。

实现的效果为:新建客户时,系统进行自动分配,管理员可定期查看分配记录,对分配结果进行个别调整。被分配的客服将收到消息提醒,即刻开始提供专属客服服务。

如希望客服更多参与分配过程,可一并启用上述两个功能中的【客服二次确认】功能,由客服自行确认后、分配再行生效。





5.分配记录

所有的自动分配记录、管理员手动分配记录、业务申请分配记录,客服超级管理员均可在【分配记录】中追溯查看。

支持按分配时间、分配类型、分配状态、被分配客户、分配客服进行筛选查看。

对于不合适的分配结果,可从前台菜单【CRM客户管理】中进行再次分配变更。



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