员工填写报销流程时,需从个人票夹中关联对应发票以证明报销真实性;流程审批通过后,需向财务提交纸质发票用于归档。此前,财务需人工比对电子发票与纸质发票信息是否一致,以此避免错报、多报,但该方式不仅工作量大,且出错率较高。
智能票审系统通过扫描仪、高拍仪等硬件设备,可自动比对流程中关联的电子发票与员工提交的纸质发票信息,并实时反馈比对结果。财务人员仅需根据结果进行抽审即可,大幅减少了发票签收环节的重复工作。
1、票审流程列表
票审流程列表展示的是流转至票审节点的流程,根据流程状态分为未审核、未通过、已通过、本次票审
(1)未审核:流到票审节点,但是流程还没有被审核
(2)未通过:流转到票审节点,流程审核未通过
(3)已通过:流转到票审节点,流程审核通过
(4)本次票审:在本页面批量扫描时由于一次会比对多条流程里的发票,系统将本次票审的流程单独展示给审批人,便于快速获取比对结果
2、如何比对流程内的发票
(1)对单条流程
方法1:点击行末按钮【扫描发票】-> 系统校验是否安装驱动、连接设置-> 在硬件设备(如扫描仪)放置发票 -> 系统自动比对 -> 比对完成自动跳转至票审详情页面
方法2:点击行末按钮【票审详情】-> 点击右上角按钮【扫描发票】-> 校验是否安装驱动、连接设置 -> 在硬件设备放置发票 -> 系统自动比对
(2)对多条流程
点击右上角按钮【开始扫描】 -> 校验是否安装驱动、连接设置 -> 在硬件设备放置发票 -> 系统自动比对 -> 比对完成后显示比对结果(比对几条,通过几条,失败几条)
3、其他
(1)审批流程:第二节介绍的是如何比对流程内发票,当比对通过时,可点击【通过】按钮将流程流转至下一节点
(2)当比对未通过时可点击行末的“查看详情”按钮查看比对详情
(3)如果机器比对有误,人工复核通过可点击右下角的【手动比对】,变更比对结果为通过并填写变更原因
(4)如果机器未找到流程发票对应的纸质发票,但是扫描仪或高拍仪中确实放置了这张票,可点击行末的【手动匹配】建立匹配关系
1、对单条流程票审适用于有“目的性”的场景,比如某个员工的报销单需要加急审批,优先从待票审的流程中找到这条流程进行发票扫描、比对
2、批量票审适用于财务日常工作,相比单条票审可大幅度提升效率。只要将收到的流程表单打印出来并和发票放在一起,以纸质单据a+发票、纸质单据b+发票、纸质单据c+发票的形式放置在扫描仪或高拍仪,系统将根据设备中已放置的纸质单据去查找列表中的待票审流程进行发票比对
3、如果使用批量票审就需要在流程表单中配置流程二维码,扫描仪或高拍仪通过解析二维码得到流程id,从而找到票审列表对应的流程,具体的配置说明请点击此处