电子用印集成配置实现效果说明
支持将电子用印所需数据字段,与工作流、公文等应用表单所需填写字段,在电子用印集成配置中进行映射关系对应。
签章人员完成一次配置后,普通用户即可通过在工作流/公文应用、发起对应数据(例如审批流程)的方式,签署文件。
以集成工作流应用为例,签章人员在收到工作流程后,即可在工作流表单中进行文件的电子用印签署,签署完成后也可设置自动提交流程,完成签署审批、用印、归档的全路径闭环,高效可控。
电子用印集成配置指南
电子用印集成配置 字段说明表
点击字段名可跳转至对应说明位置。
简易版字段:
专业版字段:
-必填字段:
-可选功能字段:
签署流程节点 | 签署校验 | 原文件用印后重新创建文件 | 可查看文件的流程节点 |
下载文件创建人 | 文件完成后才显示下载按钮 | 回调设置 | 抄送人姓名 |
抄送人联系方式 | 默认打开电子用印页签的节点 | 自定义页签名称 | 打开流程提示相关信息 |
签章节点已签署流程提示信息 | 签章节点未签署流程提示信息 | 按钮显示设置 | 文件附加操作 |
简易版
应用场景:
适用于签署业务并不复杂、希望简单配置即可满足在指定工作流节点进行签署的基本需求的情况。
STEP1:在电子签-设置-电子用印菜单中,开启电子用印功能。
开启后,添加的所有用印配置即会立即生效。如后续因业务需求、或临时调整,需暂时停用工作流自动发起电子用印,则在此处临时禁用即可。
点击新建按钮,展开新建卡片。
新建电子用印集成配置时,需选择对应的工作流路径、团队正在使用的docusign公有云服务、简易版对接模式、以及当前配置需要归属的部门,即可点击下一步,进行签署流程设置。
注:1.一条工作流路径仅可设置一次,不可重复配置
2.docusign服务的可选范围为已在绑定设置中绑定过的服务
STEP2:仅需添加需签署的流程节点,设置签署文件对应的字段,选择签章基础信息的映射字段即可。具体说明如下:
添加流程节点:可选择当前已选工作流的节点,选择某个节点后,则意味着在这个工作流节点将对文件进行电子用印
附件字段:签署文件即将在工作流表中的哪个字段上传,此处选择此字段即可。可选择范围为工作流表单中所有为附件类型的表单组件。
签署方姓名:需对应至工作流表单中,发起人会准确填写签署方个人姓名的字段
签署方邮箱:发起签署时,系统将自动向此邮箱发送签署提醒邮件,提醒签署方点击链接及时签署,故需对应至工作流表单中,发起人会准确填写可用邮箱的字段。
(及时签署方暂无docusign账号也没关系,邮件中点击查看文件时,会邀请其进行账号免费注册激活,完成后即可签署)
简易版电子用印配置填写示例:
专业版
应用场景:适用于签署业务较为复杂,希望对签署流程、签署方、签署文件操作进行更多灵活配置的情况。
STEP1:基本信息设置
STEP2:必填设置
STEP3:可选功能设置
STEP1:基本信息设置,启用、基本信息设置与简易版一致
STEP2:必填设置(电子用印所有配置项中,必填部分的指引说明)
文件主题:相当于文件标题,建议选择表单中会填写签署文件标题的字段
签署流程-个人-姓名:需要进行签署的个人姓名,一般可对应表单中的文本输入框、人员等类型的表单字段。
签署流程-个人-邮箱:即需要进行签署的个人的邮箱,也就是需要签署的个人的docusign账号。发起签署后,此人如使用Ecology系统、且个人设置中的邮箱与此处填写的邮箱一致,则可直接点击【签署文件】跳转签署。如此人不使用Ecology系统、或与系统中人员信息对应补上,则可在此邮箱中查看收到的签署提醒邮件,通过邮件中的链接即可点击签署。
签署流程-个人-签署流程节点:签署文件的节点,设置后,在对应的节点会出现“签署文件”按钮,流程操作人(签章人员)可操作签署
STEP3:可选功能设置(电子用印所有配置项中,非必填部分功能的指引说明)
文件信息设置
签署文件&文件模板:可以对应表单中从本地上传文件的附件字段,也可以对应至从数据源-文件模板中选择docusign模板的数据源表单字段
邮件主题命名规则:用于设置发送的签署邮件名称,建议可设置一个专门的表单字段进行控制。
文件操作按钮显示字段:工作流在签署节点、指定签署位置节点、填参节点、查看文件节点、下载文件节点,会显示相应的按钮,按钮的显示效果如下
签署截止日期:签署方的最终签署截止日期,一份文件到了签署截止日期还未签署的话,则无法再进行签署。但超出签署截止日期并不代表文件失去效力。签署截止日期须要设置在当天的日期或者当天的日期之后,具体日期根据具体情况决定即可。建议对应工作流表单中专门用来设置签署截止日期的、或相关的日期类型表单字段。
签署流程设置
创建文件节点/出口:选择工作流中需要创建签署文件的节点或出口。只有在创建并发起文件后,文件方可被签署。默认在点击签署按钮、或指定签署位置时创建文件。如设置了此项,则按设置的时间点创建
文件创建后保存为草稿:当文件需要先创建,创建后需要后续各个流程节点的领导进行工作流,工作流通过后再正式发起文件,即进入文件的签署时,可开启此功能实现。开启后,系统将在配置的创建节点后自动创建文件,但文件会被保存为草稿状态。同时需配置文件的发起节点。工作流转至配置的发起节点后,系统将把草稿文件自动发起签署,届时,文件方可进入可签署状态。
发起文件节点/出口:开启文件创建后保存为草稿的功能后,必须设置发起文件节点,此节点必须晚于创建节点。文件只有被创建、发起后,方可被签署。
可指定位置+填参的流程节点:配置后,该流程节点的所有操作人都可看到【指定签署位置】的按钮,可进行签署位置指定和文件填参
个人-姓名:需要参与签署的个人姓名。
个人-邮箱:需要参与签署的个人邮箱,需为docusign注册账号的邮箱,如尚无docusign账号,邮箱将收到激活提醒,点击链接注册激活后方可签署。
签署流程节点:可以进行签署的流程节点
签署校验:开启后,系统会校验当前签署节点中,当前用户是否完成签署,如完成,方可通过校验。
高级配置设置
1. 文件签署设置
原文件用印后重新创建文件:如工作流中多个节点、多人可编辑签署文件,则在文件或文件模板发生变更后,开启此功能可使系统自动重新创建文件,保证以最新版本文件进行签署。
隐藏签署文件按钮节点:设置后,对应节点将不展示签署文件按钮
2. 文件查看设置
可查看文件的流程节点/出口:只有选择的工作流节点,流程操作人才能看到查看文件按钮,从而点击查看签署文件
3. 文件下载设置
可下载文件的流程节点/出口:只有选择的工作流节点,流程操作人才能看到下载文件按钮,从而点击下载签署文件
文件下载至表单字段:可配置将下载后的文件存储入指定的表单字段,以满足备份文件等特殊需求。
文件命名规则:可设置下载的文件以什么规则来命名
文件下载目录:在配置文件下载至表单字段后,可进一步选择下载至系统的知识库的指定位置,便于签署完文件的管理归档。
下载文件创建人:在配置文件下载至表单字段后,可进一步指定下载文件创建时、记录的创建人数据,便于签署完文件的管理归档。
文件完成后才显示下载按钮:启用后,文件如未完成签署,则不展示下载文件按钮
4. 回调设置
如已启用电子签相关回调动作流,则【是否配置回调】字段将显示为“是”
【回调动作流】字段将默认展示已新建的电子签相关回调动作流,也可点击新建快捷跳转。
5. 文件抄送设置
抄送人姓名:可选择表单字段中、需要被抄送签署文件的人员姓名字段。
抄送人联系方式:可选择表单字段中、需要被抄送签署文件的人员联系方式字段,系统将向填写的联系方式发送短信,抄送提醒。
6. 用印页签设置
默认打开电子用印页签的节点:选择节点后,当工作流转至该节点时,流程操作人点击工作流,则电子签将以工作流页签的方式默认直接打开并居中,便于操作。
自定义页签名称:可为上述的电子用印在工作流中的页签自定义命名。
7.信息提示设置
打开流程提示相关信息:开启此功能后,可在IM中收到签署文件已签署/未签署/需要指定签署位置的流程提醒消息。
签章节点已签署流程提示信息:可以自定义提示信息,若未自定义提示信息,则按照默认的自定义信息进行提示。默认为“文件已签署完成,可点击【查看文件】按钮查看,确认无误后提交流程。”
签章节点未签署流程提示信息:可以自定义提示信息,若未自定义提示信息,则按照默认的自定义信息进行提示。默认为“此流程中有一份您未签署的文件,请点击【签署文件】按钮进行签署。”
其他设置
按钮显示设置:签署文件相关操作按钮均可自定义按钮的显示名称,也可以进行多语言设置,即在使用其他语言操作系统时,也可展示对应名称。
文件附加操作
文件附加操作:团队和个人均开启ESB权限后,可在此页面设置各工作流节点或出口的前后时间点、系统自动执行电子签相关的哪些操作。例如签署校验、下载文件等。