收发员可以通过登录公文交换平台进行收发操作，接收/发送人员登录后会有相应的接收管理，发送管理菜单，如图1所示
图1
1、发送
发送管理在待发送页签中，点击【新建】按钮可以新建一条发送数据，点击后会根据当前选中的交换模板展示新建的表单，填写相应信息后点击发送会直接发送数据；点击保存，当前的交换数据会显示在待发送列表中，支持用户手动编辑后在进行发送，具体如图2所示。
图2
2、接收
发送完成后，接收方的系统的收发文员登录交换平台，在未签收列表中会有一条记录，可以做签收，拒收，退回等动作，签收后则记录会到已签收列表中，拒收后会到拒收列表中，退回后，记录会到退回列表中；被发送方撤销或者作废的记录会自动到撤销作废的记录中去，如图3所示。
图3
3、重发或发送其他单位
被拒收或者退回的记录，会在发送方的被拒收，被退回列表中有相应的记录，可以在选择相应记录进行重发。
当发送完成后，发现需要发送给已发送以外的单位或者发送时有遗漏的单位为发送，可以在查看接收情况中选择相应的记录点击发送其他单位，可以选择相应的单位进行发送，如图4所示。
图4
4、查看接收情况
已发送的记录，可以通过详情菜单中查看接收情况查看接收单位的接收情况，会显示相应单位的名称，当前的状态是签收，退回，作废，拒收，还是作废，以及处理的时间和处理意见，如图5所示。
当前页面也支持对接收数据的状态进行分类统计，可点击上方的类别进行筛选。
图5
（1）查看接收情况中，对未签收的数据支持进行撤销操作，点击撤销，需要填写撤销理由。填写完成后数据会现在已撤销页签中。
（2）查看接收情况中，对未签收的数据支持进行催办操作，点击催办，会默认带出提醒对象、提醒方式、提醒内容，支持用户前台可修改。
