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档案管理

作者:eteams2024-03-25 11:06

通过导入的方式初始化员工档案数据;支持调薪及调整个税扣缴义务人,可查看、导出整体调整记录,也可以查看某个员工的详细调整记录,支持导出调整记录。

一个员工在多个个税扣缴义务人下有多条档案,薪资档案按照个税扣缴义务人进行分权。


   使用场景

1. 初次使用薪酬模块,全量导入员工的薪资档案数据

2. 员工入职,导入新入职的员工的薪资档案数据(若导入表格中的人员已存在在薪资档案中,初始化导入会将档案中该人员的数据清除再导入)

3. 返聘人员使用调薪功能调整薪资档案值或使用调整个税扣缴


   待定薪

初始账号,这个tab页下是没有人员数据的,当管理员在公司主体的人员范围下,新增了人员,这里会自动更新人员数据。

注:界面上的导入按钮是用来维护人员薪资档案数据的,是无法进行人员新增导入

在维护薪资档案前,需要先去薪资账套菜单下新建一个基础账套(具体操作步骤可查看《薪资账套》),以保证人员薪资档案可以正常维护。

账套建立完成后,可以开始维护算薪人员的薪资档案:

任职受雇从业类型:根据员工收入所得项目进行填写

收入所得项目:根据员工收入所得项目进行填写,可同时多选

薪资账套:可以先选择刚才新建的基础账套,后续可以更换为员工需要算薪的账套

起始发薪日期:自定义

最后发薪日期:推荐不填写,不填写默认一直会参与算薪

薪资档案项目:新建的薪资档案项目,可以根据员工实际的数值进行填写,如基础收入20000,电脑补贴100,填写完成后保存即可


注意:

1.新入职人员、返聘人员、因调动发生个税扣缴义务人变更的员工会进入【待定薪】;

2.维护好员工的档案数据后,可以通过设为发薪员工按钮将员工流转到发薪员工tab页,符合设为发薪员工规则的人员会设置流转成功,不符合则会设为发薪员工失败

3.若不需给该员工发薪,可点击【删除待办】进入【停薪员工】;可以批量删除待办;进入【停薪员工】后,可以点击【取消停薪】再次进入【待定薪】;

4.定薪时,起薪日期必填;若确认该员工要发薪,则不管起薪日期维护到哪天或薪资项目是否有值,都可以设为发薪员工,薪资核算时确认人员范围以【发薪员工】列表为准。


   发薪员工

发薪员工tab页默认是没有数据的,此页签的数据是从待定薪tab页设为发薪员工操作流转过来的,员工只有在发薪员工tab页下时,才会参与薪资计算。

日常情况下,可以在发薪员工tab页下,维护员工的薪资档案数据,如,底薪调薪,从20000调整到30000

调整完成后,到达生效日期时,此调薪操作会自动生效


说明:

1.支持批量导入调薪,也可以编辑员工薪资档案,对某个员工进行调薪;调整后会生成一条档案调整记录,薪资档案列表只显示最新生效的档案数据;

2.未生效的调整数据可再次编辑;

3.月调整次数无限制,每个薪资项目调整的生效日期可不同;

4.一个人一个个税扣缴义务人下,一个薪资项目只能存在一条未生效的数据,再次添加未生效数据,将默认覆盖上次未生效的调整记录;

5.未生效的调整记录支持重新编辑;

6.配置相关工作流后,支持对员工调薪功能发起审批,(调薪审批功能详见《调薪审批工作流》


   待停薪

待停薪tab页下,初始是没有数据的,当有员工离职不需要算薪时,发薪员工tab页,还可以维护员工数据,给员工维护停薪。

给员工设置了最后发薪日期后,当最后发薪日期≤当前现实月份时,此员工会在待停薪tab页签下生成一条数据(注:是自动生成一条数据放在待停薪tab页下,提示人事此人薪资档案缴纳月到期,而不是把发薪员工tab页下的数据流转过来,所以发薪员工tab页下,此人员数据记录还是存在的,待停薪tab只是提醒功能,人员出现在待停薪tab页不会影响人事核算此人员最后缴纳月之前月份的薪资数据)

通过停薪、批量停薪、全部停薪按钮,可以将员工加入到停薪员工tab页下

说明:

1. 数据进入【待停薪】规则:①员工的人事状态属性从在职变成非在职,且在【发薪员工】里;②【发薪员工】里档案维护了缴纳终止月且小于等于当前月;③个税扣缴义务人发生调整;

2. 【待停薪】为是否不再缴纳的待办状态,数据是从【发薪员工】中复制的,若不处理列表中的待办数据,也不影响薪资核算;【待停薪】维护的数据和【发薪员工】数据是同步的;

3. 点击【停薪】前先维护最后发薪日,小于当前日期且已核算过才能停薪操作成功,停薪操作成功后数据进入【停薪员工】;

4. 若重新维护了最后发薪日大于当前日期,会自动清除该员工的待办数据。


   停薪员工

此页签初始是没有数据的,当待停薪tab页进行停薪操作后,数据会进入到此tab页下,进入到此tab页下的人员,算薪时将不会被算到薪资,如果需要算薪,则点击取消停薪再重新维护起始发薪日期就可以

说明:

1. 【待定薪】中,若不需要发薪的员工,点击【批量删除待办】【删除待办】会进入【停缴员工】;【待停薪】中,点击【批量停薪】【停薪】会进入【停薪员工】;

2. 【停缴员工】点击取消停薪,数据会回退到上次的位置(从待停薪到停薪员工的,点击取消停缴返回到发薪员工);

3. 【停薪员工】的档案数据不可编辑;

4.  若员工离职时还未【定薪】进入【发薪员工】,则数据会自动清除到【停薪员工】,因此若确认发薪,请及时维护档案数据进行定薪。若清除后还需发薪,可从【停薪员工】列表中【取消停薪】回到【待定薪】,重新定薪发薪。

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