凝聚分散智慧、协同提升发展——eteams在内部应用 |
未雨绸缪――真正完成企业的预算管理 |
随着竞争的加剧、市场的不断变化，一个稳健运行的企业必须要有严格和灵活的预算管理！以往一般企业都在年底做预算，整个预算过程需要不同的人员、不同的部门、不同的分支机构必须在一起开上几个星期的会议才能确定下一年度的预算，而且每一个月、每一个季度都必须手工对预算与实际发生的情况进行对比，这种方式很耗时间和精力，而且可能预算没几个数据的差错而导致整个预算控制的失灵 ….. 预算管理的确需要一套系统来完成。 以往预算经常建立在已经陈旧的信息的基础上，或无法根据周围环境的突然变化进行相应的调整。 eteams 提供了一种有效的控制预算处理的方法。使用 eteams 可以在更短的时间内产生更好的预算控制。 在泛微，我们通过 eteams 系统把预算分成两种：一种是费用预算，一种为收入预算。费用预算在每一个部门都存在，当收入预算只有在销售部和项目部。 在每一年底的时候，每一位员工提交自己的员工级预算申请（费用预算和收入预算）；一个部门中所有员工的预算都由 eteams 自动汇总到部门经理，部门经理根据整个部门的情况进行调整和修改，经过部门经理审批的部门级预算就自动流转到泛微财务部经理的门户中，财务经理对预算进行审批和调整同时流转到公司总经理，总经理和相关领导进行修改和调整，调整过的预算通过 eteams 自动分发到所有员工和部门经理，如果各部门对相关流转过的预算表没有异议并确认以后，那么该部门的预算就将成为下一年度公司执行过程中的标杆。 有了预算更为重要的是对预算和实际发生的情况进行对照，严格控制预算的执行和适时的对预算进行调整。公司所有费用的支出和报销必须在 eteams 上走相应的资金申请流程和费用报销流程。 费用申请时关联预算 费用预算控制方面，例如：当每一位员工在创建自己的费用报销申请的时候， eteams 将自动提醒该员工报销的费用是否超支；当该员工提交了以后，该报销流程就流转到部门经理，系统同样会提醒该部门的费用是否超标，如果超标那么部门经理必须提交另外一个预算修改流程，必须在预算修改流程被审批以后原来的报销流程才能被系统通过。这样所有的数据都是只有一个数据源并且与相关的人员、部门、客户和项目相互关联起来，这样才能做到预算的自动控制。 收入预算控制方面，例如：当某一个销售人员签订了一份销售合同，这封销售合同在 eteams 中流转批准以后，系统就会自动为这个员工、员工所在的部门、分部、员工所管理的客户身上加载一笔收入，这样收入预算控制方面同样做到完全的自动化。员工、部门和总经理分别根据自己的权限了解到相关收入预算的执行情况，并把收入预算执行情况作为对相关部门和员工考核的依据。 另外 eteams 中的各种财务报表可以给出有关预算和实际花费之间差异的实时准确的信息，公司领导和部门经理可以立即跟踪到特殊情况出现的偏差。例如，当市场部经理要对下个期间的市场花费预算进行增加或减少，公司领导可以很容易的根据供应商或事件记录时间表的信息做决定是否增加预算，在发生突然变化而需要直接干涉时，公司领导能更好的实现对预算的管理和控制。 通过 eteams ，泛微已经把预算的管理融入到了日常的工作中，在工作的进展中完成了对预算的管理，而并不需要把所有人员、部门、各地分支机构的人员召集起来一起来讨论、研究预算的执行情况。 缺乏集成的系统将导致收集广泛分布在企业组织中的相关信息的努力白费。如果我们能把数据都集中到一个数据库中，并且让这些数据能让组织中的员工们访问到，我们就可以缩短收集信息的时间，并且信息将能保证实时、准确。 eteams 可以简单地通过让公司领导和相关人员鼠标点击来合并来自于各个部门的财务数据，作为财务经理将不再需要等待各地财务管理人员的邮件以获得财务数据，而且这些信息将立即出现在非常友好的各种报表中。 在 eteams 中所有财务数据都可以收据可查。！ eteams 可以数字化的储存原始发票信息。只要将公司的原始票据扫描并输入 eteams ，并把它们和供应商及项目关联起来，这样只要找到供应商、客户、人员或项目卡片得到这些原始信息，再也不要在成堆的资料中搜索了！ |
